Life | Consigli per fare tutto e organizzare il tempo

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Una volta ero un meccanismo perfetto, una macchina da guerra. Iper organizzata ed efficiente riuscivo a fare tutto. Lavoro, casa e tempo libero, tutto era sotto controllo. Riuscivo addirittura ad avere delle amiche con cui passeggiare, andare al cinema e fare shopping. Bei tempi...

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Ma come nelle migliori (o peggiori) commedie rosa, improvvisamente qualcosa si è rotto. Certo, gli eventi ci hanno messo lo zampino, come vi raccontavo qualche puntata fa. Ma tornando in topic, il fatto è che ora sono davvero un caos totale. Quando la sera collasso nel letto e ripenso a cosa ho fatto durante la giornata, trovo moltissimi buchi, tante cose ancora in sospeso.
Vi prego, ditemi che ogni tanto capita anche a voi!
Telefonate che non ho fatto, un bucato che ammuffisce in lavatrice in attesa di essere messo ad asciugare, assicurazioni che non ho pagato e una lista di task che riporterò pari pari per il giorno successivo.

Tutto ciò mi avvilisce e oggi mi è esploso in faccia in tutta la sua gravità.  Io, mrs. perfettini, completamente in balìa degli eventi. Ho ricevuto due richiami per una mancata consegna, ho dimenticato una scadenza  e per sopperire a questa situazione catastrofica mi sono ritrovata a lavorare su un portatile in un bar e a costringere un amico ad ascoltare le mie paturnie e paranoie. Intanto, fuori c’era il terremoto, una tromba d’aria e il mio cane ululava impaurito. Panico!

Qui urge porre rimedio a tutto questo spreco di energie e al rincorrere il tempo. Così appena rientrata in casa, ho steso un piano di attacco salva-tempo. Spero possa essere utile anche a voi 🙂

Consigli per fare tutto e organizzare il tempo

1. Scrivi una (sola) to do list

Avete bisogno di una (sola) to-do list. Non fate come la sottoscritta che ha realizzato almeno 5 liste. Una per progetto + 1 personale. E’ sbagliato, molto semplice. Sicuramente è consigliabile avere diversi blocchi di appunti (sono una grafomane incallita…)o cartelle online, ma la lista deve essere UNA. Certo, organizzata settimanalmente e per macro aree è utile per inquadrare meglio il compito in questione. Ma è meglio stabilire delle priorità su tutti gli ambiti e soprattutto individuare la dimensione minima di compito accorpabile, per non esagerare e darsi degli obiettivi irraggiungibili. Proprio nel rispetto del proprio tempo, è consigliabile fare la lista di cose da fare e lasciare un posto per le emergenze, così che il giorno dopo non ne aggiungeremo nemmeno 1/2.

2. Smetti di fare tutto assieme

Ecco. Basta dire le donne sono multitasking, io sono multitasking, faccio 350 cose insieme. Sì e le faccio tutte male, si potrebbe aggiungere. Da oggi ho deciso di smettere di scrivere un documento e poi controllare la posta e poi rispondere ad una chat. Basta! Abbiamo solo due occhi e due mani, ma soprattutto un solo cervello (nel migliore dei casi, eh!) quindi facciamo una cosa per volta, please. Non rischieremo di lasciare messaggi urgentissimi in bozze pensando di aver risposto, oppure dare del cretino al capo in una chat molto affollata. Fate il compito e passate avanti. Fatto!

3. Elimina le distrazioni

Poche storie, il mio problema principale è che sono una perditempo incallita  e tutto mi distrae. Quindi ho deciso di procedere così: primo, organizzo la scrivania mettendo a portata di mano solo il materiale sul compito in questione. Secondo, spegnerò o silenzierò il cellulare, per evitare di farmi rubare il tempo dalle mail, dal cellulare, dalle sue millemila notifiche push e dai suoi variegati squilletti.

4. Riserva del tempo per pensare

Al momento i miei tempi sono completamente sballati, idem le organizzazioni e ho finalmente capito come mai. Analizzando la mia agenda, ho notato che spesso ho appuntamenti molto ravvicinati che non mi consentono di pensare! Un adeguato de-briefing e l’organizzazione delle idee sono fondamentali. Inutile correre da una parte all’altra se quando ci si ferma si è dimenticato qualcosa e gli appunti non aiutano. Il mio suggerimento è di schedulare del tempo post ogni riunione/meeting (anche solo 30′) per organizzare le idee. Inoltre calcolo bene anche i tempi di percorrenza unendoli all’impegno della riunione. Sembra stupido ma è importante capire anche quanto tempo complessivo mi porterà via quella riunione tra spostamenti, brief e de-briefing.

5. Affronta per primi i compiti noiosi/impegnativi

Questo è davvero il punto più difficile, affrontare subito i progetti più pesanti o solamente più noiosi. I motivi sono due: primo, è meglio focalizzarsi su quei compiti che richiedono concentrazione quando si è ancora carichi di energie e sgombri da pensieri molesti. Secondo, farlo subito può consentire anche di riprogrammare la giornata senza ridursi all’ultimo minuto e fare le ore piccole davanti al pc oppure passare la notte a stirare. Infatti vale anche per le faccende domestiche, se sapete di dover metter via il bucato oppure fare il cambio armadio, meglio organizzarsi dalla mattina. Dopo aver svolto quel compito che vi ha consumato tante energie, mi raccomando fate una bella pausa e gratificatevi. Può bastare anche una canzone su youtube oppure un giretto sui social 😉

Voi come fate a organizzare le vostre giornate? Avete qualche trucco che potete condividere con me? Intanto a seguire ci sono alcuni trucchetti scoperti online. Enjoy!

Bonus: 

Procrastination hack: ‘(10+2)*5’  firmato Merlin Mann di 43 Folders è il trucco dei trucchi per sfoltire una lunga lista di cose da fare e tutto quello che serve è un timer da cucina e tanta buona volontà 🙂

SelfControl app gratuita e open-source per Mac OS X che consente di bloccare il proprio accesso ai siti web di distrazione, ai server di posta e a qualsiasi altra cosa su Internet

Timer tab per trasformare il browser in un orologio multifunzione

Wunderlist per organizzare i to do

About Nunzia Arillo

Sociologa, communications manager e, soprattutto, napoletana. Costantemente impegnata nella lotta tra serio e faceto. Riempie la sua vita - con la stessa intensità - di innovazione, libri e caffè. Non si ferma davanti a niente, nemmeno di fronte all'etichetta "lavare solo a secco". Crede nella reincarnazione e nella prossima vita vorrebbe essere manichino da Bergdorf Goodman. E' sedotta dal lusso, ma conosce la parola "mercatino" in tutte le lingue del mondo. Scrive sempre e ovunque pure su rotoloni asciugatutto (true story), non meravigliatevi di trovare la sua firma su magazine di musica, moda e luxury. Mollerebbe tutto per seguire Ivano Fossati ma la sua unica divinità è Stevie Wonder. La mattina si sveglia con il sorriso ma non dovete parlarle prima del caffè. Adora i numeri dispari, ma le piace ordinare le cose per 10.

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